Obligaciones empresas Abril 2024

Con el propósito de que nuestros clientes den cabal cumplimiento a sus obligaciones normativas, exponemos por medio de la presente circular, las obligaciones que, al mes de abril de 2024, se deben cumplir:

1. RENOVACIÓN DEL REGISTRO ÚNICO DE PROPONENTES (RUP).

El Registro Único de Proponentes, es el registro que habilita a las personas naturales o jurídicas, nacionales o extranjeras domiciliadas o con sucursal en Colombia, interesadas en celebrar contratos con las entidades estatales, salvo las excepciones expresamente señaladas en la ley. 

En este registro consta, además, la información mensual remitida por las entidades estatales sobre contratos que le han sido adjudicados al proponente, tenga en ejecución o estén ejecutados, incluyendo las multas y sanciones en firme relacionadas con su conducta.

Para mantener vigentes los efectos del RUP este se debe renovar cada año entre el 1° de enero y el 5° día hábil de abril, sin importar cuándo te hayas inscrito.

2. ACTUALIZACIÓN RUB 2024. 

La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), expidió el 27 de diciembre de 20201, la Resolución 000164, en la que se reglamentaronlas modificaciones hechas a los artículos 631-5 y 631-6 del Estatuto Tributario, estableciendo en este caso, quienes serían considerados como Beneficiarios Finales y quienes ostentan la obligación de cumplir con la entrega de información en el Registro Único de Beneficiarios Finales (RUB), lo anterior, a la luz de las recomendaciones 24 y 25 realizadas por el Grupo de Acción Financiera Internacional (GAFI).

El Registro Único de Beneficiarios Finales – RUB, es el registro a través del cual las personas jurídicas y estructuras sin personería jurídica o similares deben suministrar la información de susbeneficiarios finales.

La actualización del Registro Único de Beneficiarios Finales (RUB) deberá realizarse de manera electrónica, a través de los sistemas informáticos de la U.A.E. Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales – DIAN, determinando si, al primer (1°) día de los meses de enero, abril, julio y octubre de cada año, hubo modificaciones en la información suministrada en el Registro Único de Beneficiarios Finales – RUB.

De existir modificaciones, se deberá actualizar la información suministrada en el Registro Único deBeneficiarios Finales – RUB dentro del mes siguiente, contado a partir del primer (1°) día de los meses de enero, abril, julio y octubre, según corresponda.

3. INFORME DE AUSENCIA DE REPORTE DE OPERACIÓN SOSPECHOSA O AROS ANTE LAUNIDAD DE INFORMACIÓN Y ANÁLISIS FINANCIERO (UIAF).

Frente a esta obligación, la norma indica que, Reporte de Operación Sospechosa (ROS) o AROS; no es una denuncia. A diferencia de la denuncia, el ROS es totalmente anónimo, son reservados, constituye un criterio orientador y no una prueba judicial para la Fiscalía General de la Nación (FGN), no es un testimonio y no genera ningún tipo de responsabilidad. Adicionalmente, un ROS no representa una sentencia penal.

El ROS parte de una sospecha bien fundamentada por parte de los reportantes, quienes la informan a la UIAF. La UIAF genera señales de alerta el análisis de información financiera y del ROS, que se transmiten a la FGN como un criterio orientador.

El reporte deberá hacerse de manera inmediata y con naturaleza de “reporte de operación sospechosa” o “ROS”, a través de SIREL administrado por la UIAF, conforme a las instrucciones señaladas por la citada entidad en el “Manual de Usuario SIREL”.

En caso de que transcurra un trimestre sin que la Empresa Obligada realice un reporte ROS, el Oficial de Cumplimiento, dentro de los diez (10) días calendario siguientes al vencimiento del respectivo trimestre, deberá presentar un informe de “ausencia de reporte de Operación Sospechosa” o “Aros” ante el SIREL, en la forma y términos que correspondan, de acuerdo con los instructivos de esa plataforma.

4. DOTACION.

La dotación es una prestación social a cargo del empleador, consistente en suministrar a sus trabajadores calzado y vestido de labor. Esa dotación generalmente consta de zapatos, camisa y pantalón o vestido para el caso de las mujeres. Cabe recordar que la dotación es distinta a los elementos de protección personal que exigen las normas sobre riesgos laborales.

Tienen derecho a la dotación todos los trabajadores que devenguen hasta dos (2)salarios mínimos mensuales; independientemente si se trata de los operativos, administrativos, comerciales, vendedores, etc., la dotación se debe adaptar a las necesidades de cada uno según el trabajo que desarrollan.

Además, para tener derecho a la dotación dice el artículo 230 del código sustantivo del trabajo que a la fecha de la entrega de la dotación el trabajador debe llevar más de tres meses vinculado con la empresa; salvo que por políticas de la compañía o por la labor que desarrolla se requiera de la entrega de la dotación desde el primer día de inicio de labores

“Tiene derecho a esta prestación el trabajador que en las fechas de entrega de calzado y vestido haya cumplido más de tres (3) meses al servicio del empleador.”

La dotación es una prestación social en especie, que se debe entregar cada 4 meses; es decir que se deben entregar 3 dotaciones al año en las siguientes fechas:

• Primera entrega​30 de abril.

• Segunda entrega​31 de agosto.

• Tercera entrega​20 de diciembre.

5. RENUNIÓN DEL COPASST. De acuerdo a la Resolución 2013 de 1986, en el artículo 7, se establece que “el Comité de Medicina, Higiene y Seguridad Industrial se reunirá por lo menos una vez al mes en local de la empresa y durante el horario de trabajo”.

Así las cosas, el COPASST debe reunirse por lo menos cada mes dentro de las instalaciones de la empresa, en horario laboral y mantener un archivo de las actas de reunión con los soportes de la gestión realizada.

La empresa debe proporcionar a los integrantes mínimo 4 horas semanales dentro de la jornada de trabajo, las cuales, son destinadas al funcionamiento del comité.

A las reuniones sólo deben asistir los integrantes principales; los suplentes sólo lo harán en ausencia de los principales. Obligaciones empresas Abril 2024

Una vez, expuesto lo anterior, recuerde que para VALENCIA JARAMILLO & GESINCO ABOGADOS S.A.S nuestro objetivo es mantenerlo informado en la temática jurídica empresarial, por medio de circulares informativas.

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